Portal de recepción de facturas de proveedores, sin registro

El buzón de correo no es un sistema de recepción

En la mayoría de las empresas las facturas de proveedores llegan a una cuenta de correo. Alguien las descarga, las revisa, las renombra, las guarda en una carpeta y las captura en el sistema contable.

Ese proceso tiene fallas conocidas por cualquiera que lo haya operado:

• Llega el PDF pero no el XML, o el XML no corresponde al PDF.
• La factura se pierde entre el resto del correo y aparece semanas después.
• El archivo se guarda con un nombre que nadie más entiende.
• Nadie sabe si una factura llegó, salvo revisando la bandeja.
• La validación ante el SAT queda para después, y “después” no llega.

Por qué los portales con registro tampoco funcionan

La solución habitual es un portal donde el proveedor se registra. En el papel resuelve todo; en la práctica se topa con que tus proveedores no trabajan para ti.

Crear una cuenta, recuperar una contraseña olvidada y aprender un sistema nuevo es trabajo que el proveedor no tiene por qué hacer, sobre todo si te factura tres veces al año. El resultado predecible: siguen mandando la factura por correo, y ahora tienes dos canales en lugar de uno.

Cómo lo resuelve cfdival

• Un enlace, sin cuenta. Tu empresa tiene un enlace propio. El proveedor lo abre, arrastra el XML y el PDF, y termina. No hay registro, contraseña ni instalación.
• Validación en el momento de la carga. Si el XML no corresponde al PDF, si el RFC receptor no es el de tu empresa o si el comprobante no es válido ante el SAT, el portal lo rechaza al instante y le explica al proveedor qué corregir.
• Acuse de recibo automático. El proveedor recibe confirmación de que su documento se recibió y se aceptó. Se acaban las llamadas de “¿ya les llegó mi factura?”.
• Mismo canal para todo. Facturas, complementos de pago y opiniones de cumplimiento entran por el mismo enlace.

Cada documento entra ya validado, clasificado y asociado a su proveedor. La bandeja de correo deja de ser parte del proceso.